Según un estudio reciente, el 42 por ciento de los estadounidenses no utilizó ninguno de sus días de vacaciones en 2014. Hay dos razones principales por las que las personas renuncian a su PTO:
- La montaña de trabajo a la que vuelve el empleado
- Nadie más puede hacer su trabajo mientras está fuera
Si bien es importante alentar a los empleados a utilizar su tiempo de vacaciones, es igualmente importante definir las expectativas; Entonces su fuerza laboral realmente podrá disfrutar de su tiempo libre. Según otra encuesta reciente, el 77% de los estadounidenses admite trabajar durante las vacaciones y el 91% consulta el correo electrónico.
Las vacaciones benefician a empleados y empresas
Cuando unas vacaciones se convierten en trabajo, anula los beneficios físicos y mentales que los empleados obtienen al tomarse un tiempo libre. Físicamente, tomarse unas vacaciones puede ayudar a aliviar el estrés causado por el trabajo. El New York Times informó que tomar vacaciones cada dos años en comparación con cada seis reduce significativamente el riesgo de enfermedad coronaria o ataques cardíacos. Mentalmente, tomar un descanso del trabajo conduce a un mayor poder mental y una mayor productividad al regresar. Las vacaciones también cultivan lazos y relaciones familiares.
Configuración de una estrategia de vacaciones
Para mantener el trabajo en el trabajo mientras los empleados están de vacaciones, elabore una estrategia que todos los empleados deben seguir, definiendo las expectativas y estableciendo procedimientos. Asegúrese de que su plan aborde las principales preocupaciones de los trabajadores:
- La cantidad de trabajo al que regresa el empleado
- ¿Quién hará su trabajo cuando no estén?
Establezca expectativas antes de que los empleados se retiren del trabajo.
Defina las expectativas, preferiblemente por escrito, ANTES de que su empleado se retire del trabajo para evitar ambigüedades y malas interpretaciones. El manual del empleado de la empresa o la descripción del puesto de un empleado sería un excelente lugar para enumerar las expectativas de trabajo y comunicación cuando un empleado está fuera de la oficina.
En qué pensar al establecer expectativas: ¿Qué poca comunicación, si es que hay alguna, se requiere del rol de su empleado para continuar en su ausencia? ¿Quién debería ser el punto de contacto para este puesto cuando están de vacaciones? ¿Puede el empleado realizar ciertas tareas antes de tiempo?
Cree procesos del sistema para que el trabajo pueda continuar sin la presencia de su empleado.
Organice un ‘plan de acción’ que pueda ponerse en práctica para que la mayor parte del trabajo del empleado aún pueda realizarse. Identificar empleados clave a quienes delegar las tareas diarias del empleado ausente. Designe una persona de contacto a la que los clientes puedan contactar si la empresa no puede esperar hasta que regrese el empleado de vacaciones. Convierte la montaña de trabajo en una montaña de arena.
En qué pensar al desarrollar un sistema: si solo hay un empleado que trabaja en su puesto específico, busque una persona de contacto en el mismo departamento o que trabaje en estrecha colaboración con el empleado ausente. Designe a alguien para recibir correos electrónicos reenviados, que pueda ayudar a abordar la carga de trabajo y abordar cualquier problema que pueda llegar. Tenga en cuenta a varios empleados para diluir la carga de trabajo.
Limite la cantidad de contacto que tiene con su empleado mientras está de vacaciones, pero manténgalo informado.
Si su empleado se va a tomar unas vacaciones más largas, manténgalo informado enviándole un CC en los correos electrónicos o enviándole actualizaciones sobre las reuniones que se perdió. Aunque le recomendamos que anime a su empleado a NO revisar su correo electrónico de trabajo mientras está de vacaciones, enviarle pequeños resúmenes durante la semana al empleado ausente lo ayudará a sentirse menos abrumado por una larga lista de actualizaciones y mensajes con los que se encontrará al regresar a casa.
En qué pensar al contactar a un empleado que está de vacaciones: ¿Cuáles fueron las conclusiones clave de la reunión que perdió su empleado? Mantenga una lista física en papel de los proyectos o tareas en las que su empleado debe trabajar cuando regrese de las vacaciones y colóquela en su escritorio para evitar que el empleado sienta que necesita trabajar en ello mientras se toma un tiempo libre.
Anime a sus empleados a disfrutar del verano tomándose un tiempo libre. Al establecer e implementar las expectativas de vacaciones, los empleados podrán cosechar los beneficios mentales y físicos de tomarse un tiempo libre, regresar renovados y reenfocados durante el resto del año. Para obtener más consejos sobre cómo establecer e implementar una estrategia de expectativas de vacaciones, comuníquese con su consultor de EFR.